Cómo conectar Gmail u Outlook a Magnar
Al conectar tu correo, Magnar puede leer, buscar e importar correos y adjuntos a tus conversaciones. Según el acceso que elijas, también puede gestionar mensajes, guardar borradores o preparar correos para que tú confirmes su envío. Gmail y Outlook se conectan como plugins desde Complementos. En organizaciones, la disponibilidad de esta integración depende de la configuración definida por sus owners o admins.
Antes de empezar
Ten una cuenta activa de Gmail u Outlook.
Verifica que estés en el espacio correcto (Personal o tu organización) antes de conectar la cuenta: las conexiones son por usuario y por espacio.
Considera que en algunas empresas Google o Microsoft requieren aprobación del administrador para autorizar la conexión.
Confirma que tu organización tenga habilitada la integración de email, o que cuentes con una autorización individual.
Si el acceso está bloqueado para la organización, tu email de usuario debe estar verificado para que un owner o admin pueda autorizarte.
Tener rol owner o admin no entrega acceso automático cuando la organización bloquea el email.
Las autorizaciones se administran en Configuración de la organización → General → Integración de email. Revisa Cómo controlar el acceso al email en tu organización. Este control de acceso también se aplica a las conexiones de iCloud e IMAP/SMTP.
Niveles de acceso disponibles
Al conectar una cuenta, eliges en Acceso qué puede hacer Magnar con tu correo. Solo lectura viene seleccionada por defecto.
Plugin y acceso | Qué puede hacer Magnar |
Google Mail — Solo lectura | Leer, buscar e importar correos y adjuntos. No modifica el buzón ni prepara envíos. |
Google Mail — Leer, editar y enviar | Todo lo anterior, más gestionar mensajes, preparar borradores, respuestas y reenvíos, y preparar envíos que tú confirmas. |
Outlook — Solo lectura | Leer, buscar e importar correos y adjuntos. |
Outlook — Leer, editar y guardar borradores | Gestionar mensajes y guardar correos como borradores en tu Outlook. No envía. |
Outlook — Leer, editar y enviar | Todo lo anterior, más preparar envíos que tú confirmas. |
Con cualquier acceso de envío, Magnar te muestra la propuesta y tú confirmas el envío en el editor de Magnar: no envía correos por su cuenta.
Pasos
Abre Complementos → Descubrir.
Busca Google Mail (el plugin de Gmail) u Outlook y pulsa Instalar.
Abre el plugin desde Complementos → Plugins.
En Conexiones, pulsa Agregar cuenta.
Elige el nivel en Acceso y pulsa Conectar cuenta.
Elige la cuenta en Google o Microsoft y aprueba los permisos solicitados.
Vuelve a Magnar y verifica que la cuenta aparezca como Conectado.
Si la cuenta ya aparece como Conexión pendiente, pulsa Conectar cuenta en su fila. Para sumar otra cuenta del mismo proveedor, por ejemplo una personal y otra del trabajo, repite desde el paso 4.
Resultado esperado
Tu cuenta aparece en Conexiones, dentro del plugin, como Conectado y con su selector de Acceso. Una vez conectada, puedes buscar correos desde Magnar o pedirle al Asistente que encuentre correos recibidos o enviados. En el chat web, también puedes elegir el plugin escribiendo /. Para ver cómo funciona la búsqueda, revisa Cómo buscar y filtrar correos en Magnar.
Mientras mantengas acceso a la integración, también podrás usar la cuenta desde Correo, Mis archivos y las funciones de email del agente. Si posteriormente la organización bloquea tu acceso, la conexión no se elimina, pero no podrás utilizarla hasta que se restablezca el acceso o recibas una autorización individual.
Si conectaste Outlook con permiso de borradores
Con Leer, editar y guardar borradores, Magnar no envía correos: guarda el correo como borrador en tu Outlook y muestra el botón Guardar borrador o el mensaje Borrador guardado. Si ves ese comportamiento, es el resultado esperado con ese acceso.
Si tenías Gmail conectado antes con permiso de borradores, tu cuenta se conservó, pero quedó como Conexión pendiente y con Solo lectura. Para volver a preparar borradores, elige Leer, editar y enviar y autoriza la cuenta de nuevo. Igual revisarás y confirmarás cada envío.
Reconectar una cuenta
Si Magnar te indica que necesita renovar el acceso a tu correo, vuelve a autorizar la cuenta. No necesitas desconectarla antes. Que la cuenta aparezca en la lista no significa que su acceso siga vigente.
Desde Complementos: abre el plugin, abre el menú de la cuenta y selecciona Volver a autenticar.
Desde el chat: cuando el Asistente necesita renovar el acceso, muestra una tarjeta con el plugin y el estado Conexión pendiente.
Revisa el selector Acceso.
Pulsa Conectar cuenta y autoriza en la ventana que se abre.
Mientras tanto verás Esperando autorización en la otra ventana…. Si la ventana se cerró, usa Reabrir ventana; si ya terminaste, pulsa Ya autoricé.
Al completarse, la tarjeta muestra Conectado y el Asistente retoma la tarea automáticamente.
Si la autorización no se completa
Si la tarjeta muestra "No se pudo completar la autorización. Vuelve a iniciar la conexión.", pulsa Reintentar. Si el error persiste, inicia la conexión nuevamente desde Complementos → Plugins. Si el navegador bloqueó la ventana, permite las ventanas emergentes y vuelve a intentarlo.
Cambiar el nivel de acceso
Abre el plugin desde Complementos → Plugins.
En la fila de la cuenta, cambia el selector Acceso.
Abre el menú de la cuenta, selecciona Volver a autenticar y completa la autorización.
Cambiar solo el selector no modifica los permisos concedidos. No necesitas desconectar la cuenta.
Para distinguir varias cuentas, abre su menú y selecciona Cambiar nombre (por ejemplo, "Trabajo" o "Personal"). El nombre no cambia la dirección de correo. Desconectar cuenta retira solo esa cuenta; Eliminar plugin quita el plugin completo.
Errores frecuentes
Conectaste con Solo lectura y quieres enviar o preparar borradores: cambia el Acceso y usa Volver a autenticar.
Conectaste Outlook con borradores y esperas que el correo se envíe: ese es el comportamiento correcto con ese acceso — Magnar solo guarda el borrador.
La autorización fue rechazada en Google o Microsoft: la conexión no se crea. En empresas, puede requerir aprobación del administrador.
Magnar indica que necesita renovar el acceso: vuelve a autorizar la cuenta desde la tarjeta del chat o con Volver a autenticar. Revisa la sección "Reconectar una cuenta".
La integración de email no está habilitada para tu usuario: tu organización puede haberla bloqueado. Contacta a un owner o admin.
El admin no puede autorizarte: verifica tu email de Magnar. Los usuarios sin email verificado no aparecen como candidatos disponibles.
Eres owner o admin, pero tampoco puedes usar email: esos roles no omiten el bloqueo de la organización; también necesitan una autorización individual.
Una vez conectada tu cuenta, revisa lo que puedes pedirle a Magnar con tu correo en Qué puede hacer el agente de email en Magnar.
¿Tienes dudas? Escríbenos por el chat y te ayudamos.
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