Cómo controlar el acceso al email en tu organización
Como owner o admin puedes decidir si los miembros de tu organización pueden conectar y usar cuentas de email (Gmail, Outlook, iCloud e IMAP/SMTP) en Magnar. Si bloqueas el acceso general, puedes mantener excepciones para usuarios específicos.
Antes de empezar
Necesitas rol owner o admin en la organización.
Verifica que tienes seleccionada la organización correcta como organización activa: el control afecta únicamente a esa organización.
Para autorizar individualmente a un usuario, este debe ser miembro de la organización y tener su email verificado.
No es necesario que el usuario ya tenga una cuenta de correo conectada.
Bloquear o permitir el email para toda la organización
Haz clic en el nombre de la organización, en la parte superior de la barra lateral.
Selecciona Configuración.
Abre la sección General.
Busca la tarjeta Integración de email.
Modifica el switch Permitir conexiones de email: desactívalo para bloquear el acceso general o actívalo para permitirlo a todos los miembros.
El cambio se guarda automáticamente: no hay botón adicional de guardado. Magnar muestra la confirmación Integración actualizada.
Las organizaciones existentes tienen el switch activado por defecto, hasta que un owner o admin lo desactive.
Autorizar a un usuario individual
Cuando el acceso general está bloqueado, puedes autorizar excepciones:
Desactiva el switch Permitir conexiones de email.
Debajo del switch aparecerá la sección Usuarios autorizados.
Haz clic en Autorizar usuario.
Usa el campo Buscar por nombre o email… y selecciona al miembro en los resultados.
La autorización se aplica de inmediato. Magnar muestra el mensaje Usuario autorizado para usar email y agrega al miembro a la lista de Usuarios autorizados.
Para quitar una excepción, usa el control Revocar acceso junto al miembro. Magnar mostrará Acceso individual revocado.
Resultado esperado
Puedes comprobar el resultado en el estado que aparece bajo el switch, en la lista de Usuarios autorizados y en los Audit logs de la organización, donde queda registrado cada cambio.
Un miembro sin acceso no ve Correo en la barra lateral, no ve proveedores de email en Nueva conexión, no ve sus conexiones de email como fuentes en Mis archivos y no puede usar las funciones de email del agente.
Un miembro autorizado mantiene el acceso normal: puede conectar cuentas, acceder a Correo, importar desde email y usar las funciones de email del agente.
Deshabilitar el acceso no elimina las conexiones existentes; solo bloquea su uso. Al recuperar el acceso, el usuario puede volver a utilizarlas.
Errores comunes
El usuario no aparece en la búsqueda: probablemente no verificó su email, no pertenece a la organización o ya está autorizado. Si no hay candidatos, verás No hay usuarios verificados disponibles.
No aparece la sección "Usuarios autorizados": solo se muestra cuando el switch Permitir conexiones de email está desactivado.
Un owner o admin perdió acceso al email: esos roles no reciben una excepción automática; también deben autorizarse individualmente.
Autorizar no es lo mismo que conectar: la autorización permite usar la integración, pero cada usuario debe conectar su propia cuenta de correo.
Buscas la opción en otra pantalla: las excepciones se administran en Configuración → General → Integración de email, no desde Miembros ni desde Conexiones.
¿Tienes dudas? Escríbenos por el chat y te ayudamos.
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