Como criar e publicar formulários no Magnar Sign
Um formulário do Magnar Sign é um documento que você prepara uma vez e reutiliza: define quem o preenche, quais dados são solicitados e onde esses dados são impressos no documento. Você pode usá-lo internamente ou publicá-lo com um link que qualquer pessoa pode preencher sem ter conta na Magnar.
Antes de começar
Você precisa do documento base em PDF ou Word. Se enviar um Word, a Magnar o converte em PDF.
Você precisa de permissões sobre o formulário: criar, editar e aprovar respostas depende do seu acesso àquele formulário, não de uma função de administrador.
Criar o formulário
Entre no Magnar Sign e abra Formulários.
Clique em Novo formulário e envie o documento base.
Em Formulário, defina os Papéis que participam: quem assina e em que ordem.
Indique em Quem preenche o formulário qual desses papéis preenche os dados e, em Responsável, quem fica encarregado das solicitações geradas pelo formulário. O responsável é o dono dessas solicitações e recebe os avisos delas.
Em Perguntas, use Adicionar para cada dado que precisar pedir.
Posicione a resposta de cada pergunta no lugar do documento onde ela deve ser impressa. Escrever a pergunta não basta: se você não posicionar a resposta, o dado não aparece no documento.
Usar o formulário internamente
Se quem preenche os dados é alguém da sua equipe, abra o formulário e escolha a opção de criar um rascunho a partir dele. Você preenche os dados, revisa o rascunho e o envia para assinatura pelo Magnar Sign, como qualquer outra solicitação.
Publicar com um link
Dentro do editor do formulário, abra Publicação.
Se quiser revisar cada resposta antes que ela vá para assinatura, ative Revisar antes de enviar.
Clique em Publicar e depois em Copiar link.
O link abre uma página pública: quem o recebe pode preenchê-la sem conta na Magnar. São solicitados nome e e-mail, e o e-mail é verificado com um código.
Para que a publicação seja válida, a configuração precisa cumprir duas condições: quem preenche o formulário deve ser o primeiro signatário, e os demais papéis devem ter destinatários definidos.
Revisar as respostas antes de enviá-las para assinatura
Se você ativou Revisar antes de enviar, cada resposta fica aguardando sua aprovação.
Abra Respostas —você também chega por Ver respostas—.
As respostas pendentes aparecem com o status Para aprovar.
Revise o conteúdo e escolha Aprovar e enviar ou Rejeitar.
Pode aprovar qualquer pessoa com permissão de edição sobre o formulário. Não é exclusivo do responsável e não é o mesmo que o papel de aprovador dentro do circuito de assinatura.
Uma resposta que você não aprova continua pendente e não vai para assinatura. Se você a rejeitar, o documento é cancelado e a pessoa que o preencheu recebe um aviso de que a solicitação dela não foi aceita.
Se você não ativou a revisão, quem preenche o formulário passa direto para a assinatura.
Resultado esperado
O formulário fica salvo em Formulários e você pode reutilizá-lo quantas vezes precisar. Cada vez que alguém o preenche, é gerada uma solicitação de assinatura, que você acompanha pelo Magnar Sign como qualquer outra.
Ficou com dúvidas? Fale com a gente pelo chat que ajudamos você.