Como enviar um ou vários documentos para assinatura com o Magnar Sign
Envie um ou vários documentos para um ou vários signatários. Cada participante recebe um link seguro por e-mail para revisar e assinar sem precisar de uma conta no Magnar.
Antes de começar
Os documentos precisam estar em PDF ou ser conversíveis para PDF: Word, Excel, PowerPoint, OpenDocument, RTF, TXT, HTML, XML, CSV e vários formatos de imagem.
Os formatos que não podem ser convertidos, como ZIP, RAR ou JSON, falham ao preparar a visualização.
Se um documento Word tem problemas internos que impedem a conversão, o Magnar pode tentar converter novamente com um reparo temporário, sem alterar o arquivo original.
Passos
No menu lateral, abra o Sign. A página tem o título Magnar Sign.
Selecione Nova solicitação.
Em Documentos, arraste os arquivos até onde aparece Arraste arquivos aqui ou selecione-os em Meus arquivos. Você pode escolher um ou vários: todos são convertidos para PDF.
Espere cada arquivo terminar de exibir Preparando visualização. Quando estiver pronto, você verá a primeira página, o nome, a posição na ordem e a quantidade de páginas, para confirmar que enviou o arquivo certo.
Se precisar mudar a ordem, arraste cada capa pelo controle de arraste. Se preferir usar o teclado, selecione o controle Reordenar [nome] e use a Seta para a esquerda ou a Seta para a direita.
Escreva um nome claro em Nome. Esse nome será a base para os downloads do documento assinado, das evidências e do PDF combinado.
Selecione Criar e continuar.
No painel Participantes, clique em Adicionar e preencha:
Nome completo do participante.
E-mail.
Função: "Assina o documento", "Apenas aprova" ou "Recebe cópia final".
Repita para cada participante. Você pode reordená-los arrastando.
Na seção Campos, arraste os campos de assinatura, texto, data ou outros sobre o documento.
Clique em Enviar.
O que acontece quando você envia vários documentos
Quando você envia mais de um arquivo, o Magnar combina todos automaticamente em um único PDF contínuo e cria uma só solicitação. Não há um botão para escolher se eles serão combinados ou não, e não é possível mantê-los como documentos separados dentro da mesma solicitação.
Isso tem três consequências práticas:
A ordem importa, porque define como o PDF final será montado. Revise a ordem antes de criar a solicitação.
Os signatários são comuns a toda a solicitação. Não é possível atribuir signatários diferentes a cada arquivo de origem.
A numeração das páginas é contínua e os campos são posicionados sobre qualquer página do PDF final, sem distinguir de qual arquivo ela veio.
Se você precisa que cada documento tenha os próprios signatários ou o próprio processo, crie uma solicitação por documento.
Se for enviar muitos arquivos ou arquivos muito pesados, é melhor fazer isso por partes: uma conversão grande demais pode falhar ao preparar a visualização.
Se um arquivo não puder ser preparado, você verá Não foi possível preparar a visualização ao lado da opção Tentar novamente.
Opções avançadas
No menu do título, você pode configurar: mensagem personalizada, validade do link, verificação por código, lembretes automáticos, o idioma dos e-mails e se as assinaturas ocorrem em ordem (uma por vez) ou em paralelo (todos recebem o link ao mesmo tempo).
Em Idioma dos e-mails, você escolhe o idioma em que os participantes recebem os convites, códigos e lembretes: Español, Español Argentina, English ou Português. Por padrão, é usado o idioma da sua interface, e você pode alterá-lo enquanto a solicitação continuar ativa — veja Como configurar o idioma dos e-mails de uma assinatura ou Dataroom.
Resultado esperado
Aparece a mensagem "Solicitação enviada" e o documento fica com o estado Enviada dentro da aba "Em andamento".
Os participantes sempre recebem uma única solicitação com um único documento, mesmo que você tenha enviado vários arquivos.
Para ver quem falta assinar ou aprovar, veja Como acompanhar um documento enviado para assinatura.
Quando a solicitação for concluída, o PDF final mantém o selo visual de confiança dos signatários de forma consistente. Se a sua organização tem o selo certificado do Magnar ativo, o PDF final assinado também recebe um selo com certificado digital do Magnar depois que as assinaturas são geradas. Os downloads do documento assinado, das evidências e do PDF combinado usam nomes baseados no título real da solicitação. Se o selo certificado estiver ativo, o documento assinado que você baixa corresponde ao PDF final selado; se não estiver, o Magnar mantém o fluxo padrão de geração do documento assinado.
O selo certificado ajuda a verificar que o PDF final emitido pelo Magnar não foi alterado depois da conclusão da solicitação. Você pode conferir isso em um leitor de PDF compatível com validação de assinaturas ou certificados.
A partir de um Vault
Você também pode enviar para assinatura direto de um arquivo em um Vault: abra o menu do arquivo e selecione Enviar para assinatura. Esse caminho sempre inicia uma solicitação com esse arquivo individual. Se precisar juntar vários documentos, comece por Nova solicitação.
Ficou com dúvidas? Fale com a gente pelo chat que ajudamos você.