Como editar e compartilhar um Template
Você pode atualizar o documento base e as instruções de um Template, manualmente ou pedindo à Magnar, e decidir quem pode visualizá-lo ou modificá-lo. As alterações valem para os próximos casos; os documentos já criados não mudam.
Antes de começar
A edição e o compartilhamento são feitos pela web.
Para modificar o documento base, o nome, a descrição ou as instruções, você precisa da permissão Pode editar.
Para compartilhar ou excluir um Template, você precisa ser quem o criou, ou administrador ou owner da organização. A permissão Pode editar sozinha não permite compartilhar nem excluir.
Só é possível compartilhar Templates de uma organização. Os do espaço Pessoal não têm a opção Compartilhar.
Abrir o Template para editar
Em Templates, abra o menu de três pontos (···) do cartão e selecione Editar template. Se você só tiver acesso para visualizar, a opção é Ver template.
Editar a descrição e as instruções
Abra Instruções de edição se o painel estiver fechado.
Modifique a Descrição e as instruções.
Clique em Salvar.
O nome e a Descoberta automática são alterados em Configurações do template.
Editar o documento base
Manualmente
No detalhe do Template, clique em Editar para abrir o editor de Word.
Faça as alterações.
Clique em Salvar no editor de Word.
Esse botão salva apenas o documento base. Se você também mudou a descrição ou as instruções, salve-as na tela do Template.
Com a Magnar
Salve as alterações pendentes.
Clique em Editar com Magnar. Abre uma conversa com o Template como referência.
Descreva as alterações e revise o resultado.
Exemplo: "Atualize o prazo de pagamento do documento base e ajuste as instruções para que peçam a data de vencimento."
Editar com Magnar modifica o Template reutilizável. Já Usar template trabalha sobre uma cópia para um caso.
Substituir o documento
Abra Configurações do template.
Em Substituir arquivo base, envie o novo arquivo. Se o Template não tiver arquivo base, o campo se chama Arquivo base.
Clique em Salvar.
Substituir o documento não atualiza as instruções: revise-as para que continuem de acordo com o novo Word.
Editar um Template do Magnar Design
Em um Template do Magnar Design, o editor mostra uma prévia do design somente leitura. Para alterá-lo:
Salve as alterações pendentes.
Clique em Editar com Magnar.
Indique o que deve mudar e quais páginas, imagens, fontes ou anexos ele deve salvar no Template.
A Magnar trabalha sobre uma cópia e salva no Template os arquivos novos ou modificados. Não há uma etapa separada para publicá-los: se quiser revisar antes, peça que ela mostre o resultado antes de salvar. As imagens, fontes e anexos que o design usa não são adicionados sozinhos: peça-os expressamente.
Se você substituir o arquivo base do design, os arquivos que já estavam incluídos são mantidos; os novos ou modificados precisam ser adicionados com a Magnar.
Compartilhar um Template
No menu de opções do Template, selecione Compartilhar.
Em Permissões, use Adicionar pessoas ou equipes… para buscar membros ou equipes da sua organização.
Atribua Pode visualizar ou Pode editar.
Se quiser dar acesso a todos, configure Toda a organização.
Clique em Salvar alterações.
Pode visualizar: permite usar o Template e consultar e baixar o histórico de versões.
Pode editar: além disso, permite modificá-lo e restaurar versões anteriores.
Os Templates só são compartilhados dentro da sua organização. Não há links para pessoas externas.
Resultado esperado
Ao abrir o Template de novo, você vê as alterações salvas, e em Compartilhar ficam as pessoas e permissões que escolheu. Os próximos casos usam a versão atualizada; os documentos já criados com o Template não mudam.
Se algo der errado
Este template mudou. Recarregue antes de salvar.: outra pessoa o modificou enquanto você editava. Copie o que precisar manter e clique em Recarregar. Recarregar descarta as alterações que você não salvou.
Editar com Magnar aparece desabilitado: há alterações não salvas ou uma operação em andamento. Salve e aguarde terminar.
Sumiram os comentários ou as marcas de controle de alterações do documento base: ao salvar, a Magnar aceita as alterações e remove os comentários. O documento base não serve para guardar revisões pendentes.
Excluir template pede confirmação e avisa que Os documentos já criados a partir dele continuarão disponíveis. Ao excluí-lo, o histórico de versões também se perde, e não há como recuperá-lo.
Os Templates são diferentes dos modelos do Magnar Sign, usados para enviar documentos para assinatura.
Ficou com dúvidas? Fale com a gente pelo chat que ajudamos você.