Cómo hacer seguimiento de un documento enviado a firma
Desde Magnar Sign puedes ver el estado de todas tus solicitudes y actuar sobre las que están en curso: recordar a firmantes, cancelar, archivar o descargar los archivos finales cuando la solicitud se completa.
Dónde ver los estados
Abre Magnar Sign desde el menú lateral. Las solicitudes se organizan en pestañas:
En curso — solicitudes activas con firmantes pendientes.
Borradores — solicitudes creadas pero no enviadas.
Completadas — solicitudes finalizadas.
Todas — vista completa.
Cada solicitud aparece como una sola entrada, aunque la hayas creado con varios documentos: en ese caso, Sign los combinó en un único PDF continuo al enviarla.
Estados de una solicitud
Borrador — creada pero no enviada.
Enviada — enviada, sin firmas aún.
Parcial — algunos firmantes han firmado, otros no.
Completa — todos firmaron o aprobaron.
Cancelada — cancelada manualmente.
Expirada — el link venció antes de completarse.
Rechazada — un participante rechazó la solicitud.
Acciones disponibles
Recordar — reenvía un recordatorio a los firmantes pendientes.
Cancelar — cancela la solicitud si aún no se completó (ver sección siguiente).
Archivar — oculta la solicitud de las vistas principales sin eliminarla.
Descargar firmado — Si tu organización tiene activo el sello certificado de Magnar, esta descarga corresponde al PDF final sellado.
Descargar evidencia — descarga un PDF autocontenido con el documento firmado y el certificado de evidencia de la solicitud.
Descargar PDF combinado — descarga el archivo combinado cuando esté disponible.
Qué pasa al cancelar una solicitud
Solo quien es propietario o administra la solicitud puede cancelarla, y únicamente si aún no está completa. Puedes hacerlo de dos formas:
Dentro del detalle de la solicitud, con el botón Cancelar en la barra de acciones superior.
Desde la lista de Magnar Sign, abriendo el menú de acciones ··· de la fila (o con clic derecho sobre ella) y seleccionando Cancelar.
La acción es inmediata y no muestra un diálogo de confirmación. Al finalizar aparece el aviso "Solicitud cancelada".
Efectos de la cancelación:
Los enlaces públicos de todos los participantes quedan bloqueados de inmediato, incluidos quienes ya habían firmado. Quien abra su enlace verá la pantalla "Solicitud cancelada" con el mensaje "Esta solicitud de firma fue cancelada por quien la envió. El documento ya no está disponible.", sin acceso al documento, a otros firmantes ni a acciones de firma, descarga o impresión.
La solicitud queda en estado Cancelada y puedes encontrarla en la pestaña Todas o con el filtro de estado.
Tú y quienes tengan permisos conservan el acceso interno al documento original, los firmantes, los campos y la actividad. El historial mantiene las firmas ya registradas y agrega el evento de cancelación.
Si la solicitud se cancela antes de completarse, no se genera el documento final ni su certificado de evidencia.
Cambiar el idioma de los correos
Mientras la solicitud esté en Borrador, Enviada o Parcial, el propietario puede cambiar el idioma de los correos a los firmantes: abre la solicitud, entra al menú del título (tres puntos) → Configuración avanzada → Idioma de los correos. El cambio se guarda de inmediato, no reenvía las invitaciones y aplica a los correos futuros (códigos, recordatorios y correo final). Más detalle en Cómo configurar el idioma de los correos de una firma o Dataroom.
Cuando todos firman
La solicitud pasa a estado Completa. Magnar genera automáticamente:
Documento firmado — PDF final con todas las firmas incorporadas y el sello visual de confianza de los firmantes. Si el sello certificado está activo en tu organización, Magnar aplica además su certificado digital al PDF final, después de generar el documento firmado.
Evidencia de firma — PDF autocontenido que incluye el documento firmado y el certificado de evidencia con la trazabilidad de la solicitud.
PDF combinado — archivo combinado disponible cuando corresponde.
Cuando el sello certificado está activo, el PDF final sellado es el documento que se emite al completar la solicitud. Si tu organización no tiene activa esta configuración, Magnar mantiene el flujo habitual y genera el PDF firmado sin ese sello adicional.
El sello certificado permite verificar la integridad del PDF final: confirma que el documento emitido por Magnar no fue modificado después de completarse. Puedes revisarlo en un visor de PDF compatible con validación de certificados. La huella de verificación que Magnar registra corresponde al PDF final emitido; si se aplicó el sello certificado, corresponde al PDF sellado. Si no ves el sello en tu documento, es probable que tu organización no tenga activa esta configuración.
Todos los participantes y el creador reciben un correo con el documento. Para descargar los archivos finales, abre la solicitud en Magnar Sign y usa las opciones de descarga disponibles. Los archivos descargados usan nombres basados en el título real de la solicitud.
¿Tienes dudas? Escríbenos por el chat y te ayudamos.