Cómo crear y publicar formularios en Magnar Sign
Un formulario de Magnar Sign es un documento que preparas una vez y reutilizas: defines quién lo completa, qué datos se le piden y dónde se imprimen esos datos en el documento. Puedes usarlo internamente o publicarlo con un enlace que cualquiera puede completar sin tener cuenta en Magnar.
Antes de empezar
Necesitas el documento base en PDF o Word. Si subes un Word, Magnar lo convierte a PDF.
Necesitas permisos sobre el formulario: crearlo, editarlo y aprobar respuestas depende de tu acceso a ese formulario, no de un rol de administrador.
Crear el formulario
Entra a Magnar Sign y abre Formularios.
Haz clic en Nuevo formulario y sube el documento base.
En Formulario, define los Roles que participan: quién firma y en qué orden.
Indica en Quien llena el formulario cuál de esos roles completa los datos, y en Responsable quién queda a cargo de las solicitudes que genere el formulario. El responsable es el dueño de esas solicitudes y recibe sus avisos.
En Preguntas, usa Agregar para cada dato que necesites pedir.
Ubica la respuesta de cada pregunta en el lugar del documento donde debe imprimirse. Escribir la pregunta no basta: si no la ubicas, el dato no aparece en el documento.
Usarlo internamente
Si los datos los completa alguien de tu equipo, entra al formulario y elige Usar → Crear borrador. Completas los datos, revisas el borrador y lo envías a firma desde Magnar Sign, como cualquier otra solicitud.
Publicarlo con un enlace
Dentro del editor del formulario, abre Publicación.
Si quieres revisar cada respuesta antes de que pase a firma, activa Revisar antes de enviar.
Haz clic en Publicar y luego en Copiar link.
El enlace abre una página pública: quien lo recibe puede completarlo sin cuenta en Magnar. Se le piden nombre y correo, y el correo se verifica con un código.
Para que la publicación sea válida, la configuración tiene que cumplir dos condiciones: quien completa el formulario debe ser el primer firmante, y los demás roles deben tener destinatarios definidos.
Revisar las respuestas antes de enviarlas a firma
Si activaste Revisar antes de enviar, cada respuesta queda esperando tu aprobación.
Abre Respuestas —también llegas desde Ver respuestas—.
Las respuestas pendientes aparecen con el estado Por aprobar.
Revisa el contenido y elige Aprobar y enviar o Rechazar.
Puede aprobar cualquier persona con permiso de edición sobre el formulario. No es exclusivo del responsable, y no es lo mismo que el rol de aprobador dentro del circuito de firma.
Una respuesta que no apruebas se queda pendiente y no sale a firma. Si la rechazas, el documento se cancela y la persona que lo completó recibe un aviso de que su solicitud no fue aceptada.
Si no activaste la revisión, quien completa el formulario pasa directamente a firmar.
Resultado esperado
El formulario queda guardado en Formularios y puedes reutilizarlo cuantas veces necesites. Cada vez que alguien lo completa se genera una solicitud de firma, que sigues desde Magnar Sign como cualquier otra.
¿Tienes dudas? Escríbenos por el chat y te ayudamos.