Cómo enviar uno o varios documentos a firma con Magnar Sign
Envía uno o varios documentos a uno o varios firmantes. Cada participante recibe un link seguro por correo para revisar y firmar sin necesitar una cuenta en Magnar.
Antes de empezar
Los documentos deben estar en formato PDF o ser convertibles a PDF: Word, Excel, PowerPoint, OpenDocument, RTF, TXT, HTML, XML, CSV y varios formatos de imagen.
Los formatos que no se pueden convertir, como ZIP, RAR o JSON, fallan al preparar la vista previa.
Si un documento Word tiene problemas internos que impiden la conversión, Magnar puede reintentar la conversión con una reparación temporal, sin modificar el archivo original.
Pasos
Desde el menú lateral, abre Sign. La página se titula Magnar Sign.
Selecciona Nueva solicitud.
En Documentos, arrastra los archivos donde dice Arrastra archivos aquí, o selecciónalos desde Mis archivos. Puedes elegir uno o varios: todos se convierten a PDF.
Espera a que cada archivo termine de mostrar Preparando vista previa. Cuando esté listo verás su primera página, el nombre, la posición en el orden y la cantidad de páginas, así que puedes confirmar que subiste lo correcto.
Si necesitas cambiar el orden, arrastra cada portada desde su control de agarre. Si prefieres el teclado, enfoca el control Reordenar [nombre] y usa Flecha izquierda o Flecha derecha.
Escribe un nombre claro en Nombre. Ese nombre se usará como base para las descargas del documento firmado, la evidencia y el PDF combinado.
Selecciona Crear y continuar.
En el panel Participantes, haz clic en Agregar y completa:
Nombre completo del participante.
Correo electrónico.
Rol: "Firma el documento", "Solo aprueba" o "Recibe copia final".
Repite para cada participante. Puedes reordenarlos arrastrando.
En la sección Campos, arrastra los campos de firma, texto, fecha u otros sobre el documento.
Haz clic en Enviar.
Qué pasa cuando envías varios documentos
Cuando subes más de un archivo, Magnar los combina automáticamente en un único PDF continuo y crea una sola solicitud. No hay un botón para elegir si combinarlos o no, y no se pueden mantener como documentos separados dentro de la misma solicitud.
Esto tiene tres consecuencias prácticas:
El orden importa, porque define cómo queda armado el PDF final. Revísalo antes de crear la solicitud.
Los firmantes son comunes a toda la solicitud. No puedes asignar firmantes distintos a cada archivo de origen.
La numeración de páginas es continua y los campos se colocan sobre cualquier página del PDF final, sin distinguir de qué archivo venía.
Si necesitas que cada documento tenga sus propios firmantes o su propio proceso, crea una solicitud por documento.
Si vas a subir muchos archivos o archivos muy pesados, conviene hacerlo por partes: una conversión demasiado grande puede fallar al preparar la vista previa.
Si un archivo no se puede preparar, verás No se pudo preparar la vista previa junto a la opción Reintentar.
Opciones avanzadas
Desde el menú del título puedes configurar: mensaje personalizado, vigencia del link, verificación por código, recordatorios automáticos, el idioma de los correos y si las firmas van en orden (uno por uno) o en paralelo (todos reciben el link al mismo tiempo).
En Idioma de los correos eliges el idioma en que los participantes reciben las invitaciones, códigos y recordatorios: Español, Español Argentina, English o Português. Por defecto usa el idioma de tu interfaz y puedes modificarlo mientras la solicitud siga activa — revisa Cómo configurar el idioma de los correos de una firma o Dataroom.
Resultado esperado
Aparece el mensaje "Solicitud enviada" y el documento queda en estado Enviada dentro de la pestaña "En curso".
Los participantes reciben siempre una sola solicitud con un único documento, aunque tú hayas subido varios archivos.
Cuando la solicitud se complete, el PDF final conserva el sello visual de confianza de los firmantes de forma consistente. Si tu organización tiene activo el sello certificado de Magnar, el PDF final firmado también queda sellado con un certificado digital de Magnar una vez generadas las firmas. Las descargas del documento firmado, la evidencia y el PDF combinado usan nombres basados en el título real de la solicitud. Si el sello certificado está activo, el documento firmado que descargas corresponde al PDF final sellado; si no está activo, Magnar mantiene el flujo estándar de generación del documento firmado.
El sello certificado ayuda a verificar que el PDF final emitido por Magnar no fue modificado después de completarse la solicitud. Puedes revisarlo desde un visor de PDF compatible con validación de firmas o certificados.
Desde un Vault
También puedes enviar a firma directamente desde un archivo en un Vault: abre el menú del archivo y selecciona Enviar a firma. Ese camino inicia siempre una solicitud con ese archivo individual. Si necesitas juntar varios documentos, parte desde Nueva solicitud.
¿Tienes dudas? Escríbenos por el chat y te ayudamos.