Cómo editar y compartir un Template
Puedes actualizar el documento base y las instrucciones de un Template, ya sea a mano o pidiéndoselo a Magnar, y decidir quién puede verlo o modificarlo. Los cambios aplican a los próximos casos; los documentos ya creados no cambian.
Antes de empezar
La edición y el uso compartido se hacen desde la web.
Para modificar el documento base, el nombre, la descripción o las instrucciones, necesitas permiso Puede editar.
Para compartir o eliminar un Template debes ser su creador, o administrador u owner de la organización. El permiso Puede editar por sí solo no permite compartirlo ni eliminarlo.
Solo puedes compartir Templates de una organización. Los del espacio Personal no tienen la opción Compartir.
Abrir el Template para editarlo
En Templates, abre el menú de tres puntos (···) de la tarjeta y selecciona Editar template. Si solo tienes acceso para verlo, la opción es Ver template.
Editar la descripción y las instrucciones
Abre Instrucciones de edición si el panel está cerrado.
Modifica la Descripción y las instrucciones.
Haz clic en Guardar.
El nombre y Descubrimiento automático se cambian en Configuración del template.
Editar el documento base
A mano
En el detalle del Template, haz clic en Editar para abrir el editor de Word.
Haz los cambios.
Haz clic en Guardar en el editor de Word.
Ese botón guarda solo el documento base. Si también cambiaste la descripción o las instrucciones, guárdalas desde la pantalla del Template.
Con Magnar
Guarda los cambios pendientes.
Haz clic en Editar con Magnar. Se abre una conversación con el Template como referencia.
Describe los cambios y revisa el resultado.
Ejemplo: "Actualiza el plazo de pago del documento base y ajusta las instrucciones para que pidan la fecha de vencimiento."
Editar con Magnar modifica el Template que se reutiliza. Usar template, en cambio, trabaja sobre una copia para un caso.
Reemplazar el documento
Abre Configuración del template.
En Reemplazar archivo base, carga el nuevo archivo. Si el Template no tiene archivo base, el campo se llama Archivo base.
Haz clic en Guardar.
Reemplazar el documento no actualiza las instrucciones: revísalas para que sigan calzando con el nuevo Word.
Editar un Template de Magnar Design
En un Template de Magnar Design, el editor muestra una vista previa del diseño de solo lectura. Para cambiarlo:
Guarda los cambios pendientes.
Haz clic en Editar con Magnar.
Indica qué debe cambiar y qué páginas, imágenes, fuentes o adjuntos debe guardar en el Template.
Magnar trabaja sobre una copia y guarda en el Template los archivos nuevos o modificados. No hay un paso aparte para publicarlos: si quieres revisar antes, pídele que te muestre el resultado antes de guardarlo. Las imágenes, fuentes y adjuntos que usa el diseño no se agregan solos: pídelos expresamente.
Si reemplazas el archivo base del diseño, los archivos que ya estaban incluidos se conservan; los nuevos o modificados tienes que agregarlos con Magnar.
Compartir un Template
En el menú de opciones del Template, selecciona Compartir.
En Permisos, usa Agregar personas o equipos… para buscar a miembros o equipos de tu organización.
Asigna Puede ver o Puede editar.
Si quieres darle acceso a todos, configura Toda la organización.
Haz clic en Guardar cambios.
Puede ver: permite usar el Template, y consultar y descargar su historial de versiones.
Puede editar: además, permite modificarlo y restaurar versiones anteriores.
Los Templates solo se comparten dentro de tu organización. No hay enlaces para personas externas.
Resultado esperado
Al volver a abrir el Template ves los cambios guardados, y en Compartir quedan las personas y permisos que elegiste. Los próximos casos usan la versión actualizada; los documentos que ya se crearon con el Template no cambian.
Si algo falla
Este template cambió. Recarga antes de guardar.: otra persona lo modificó mientras lo editabas. Copia lo que necesites conservar y haz clic en Recargar. Recargar descarta los cambios que no guardaste.
Editar con Magnar aparece deshabilitado: tienes cambios sin guardar o hay una operación en curso. Guarda y espera a que termine.
Desaparecieron los comentarios o las marcas de control de cambios del documento base: al guardar, Magnar acepta los cambios y elimina los comentarios. El documento base no sirve para guardar revisiones pendientes.
Eliminar template pide confirmación y avisa que Los documentos creados a partir de él seguirán disponibles. Al eliminarlo también se pierde su historial de versiones, y no hay forma de recuperarlo.
Los Templates son distintos de las plantillas de Magnar Sign, que se usan para enviar documentos a firma.
¿Tienes dudas? Escríbenos por el chat y te ayudamos.