Cómo compartir un chat en Magnar
Compartir un chat permite que otras personas de tu organización consulten una conversación o participen enviando nuevos mensajes. Los chats independientes son privados por defecto hasta que concedes acceso.
Antes de empezar
La conversación debe estar creada; Compartir no aparece mientras sigue siendo una Nueva consulta sin guardar.
El chat debe pertenecer a la organización activa. Los chats personales no pueden compartirse.
En un chat independiente, solo el propietario o un administrador de la organización puede administrar el acceso.
Los usuarios y equipos seleccionados deben pertenecer a la misma organización.
Si el chat pertenece a un Proyecto o a otro recurso, sus permisos se administran desde ese elemento y no directamente desde la conversación.
Pasos
Abre la conversación.
En el encabezado, selecciona el menú de tres puntos Opciones del hilo.
Selecciona Compartir. Se abrirá Compartir conversación, donde defines quién puede leer o participar.
Configura los accesos dentro de Permisos.
Dar acceso a toda la organización
Busca la fila Toda la organización, identificada como Miembros de esta organización.
Si todavía no tiene acceso, selecciona Agregar. El permiso inicial será Puede ver.
Abre el selector de permiso y elige Puede ver (solo lectura) o Puede editar (puede participar y enviar mensajes).
Selecciona Guardar cambios.
Dar acceso a una persona o a un equipo
Selecciona Agregar personas o equipos….
En Buscar personas o equipos…, escribe el nombre o email.
Selecciona a la persona dentro de Personas, o al equipo dentro de Equipos (la interfaz muestra su número de miembros).
El acceso se agrega inicialmente con Puede ver. Cambia a Puede editar si debe participar en la conversación.
Selecciona Guardar cambios.
Puede editar representa la participación con escritura; no transfiere la propiedad del chat ni permite administrar sus permisos o eliminarlo.
Modificar o revocar accesos
Abre nuevamente Opciones del hilo y selecciona Compartir.
Para cambiar el nivel, abre el selector de la persona, equipo u organización y elige Puede ver o Puede editar.
Para revocar el acceso, selecciona Quitar acceso en una persona o equipo, o Sin acceso en Toda la organización.
Selecciona Guardar cambios.
Si eliminas todos los accesos directos, el chat vuelve a quedar privado para su propietario. Cancelar cierra el cuadro sin guardar.
Resultado esperado
Al guardar, el cuadro se cierra y aparece Permisos actualizados, con la confirmación "Los permisos de la conversación fueron actualizados".
El destinatario encuentra el chat en su historial habitual, entre las conversaciones recientes y mediante Buscar Consultas. No necesita aceptar una invitación: el acceso se aplica al guardar.
Cada actualización de permisos queda registrada en la auditoría de la organización.
Un usuario con Puede ver puede abrir y leer la conversación y consultar sus archivos, pero no ve el campo para enviar mensajes ni las acciones Renombrar, Mover a proyecto, Eliminar o Compartir.
Permisos heredados desde Proyectos y otros recursos
La prioridad de los permisos es la siguiente:
Chat asociado a un recurso (tareas de Proyecto, solicitudes de firma de Magnar Sign, resultados de Monitor): usa los permisos del recurso. La acción Compartir no se muestra y el panel identifica la relación mediante Chat asociado a [recurso].
Chat perteneciente a un Proyecto: usa los permisos del Proyecto. Al abrir Compartir, la interfaz muestra el aviso Permisos administrados por el proyecto, con el botón Ver proyecto para modificar el acceso allí. Los lectores pueden ver la indicación Conversación de solo lectura si necesitan permiso de edición en el Proyecto para participar.
Chat independiente: usa los permisos configurados en Compartir conversación.
Si un chat tiene relación con un recurso y también con un Proyecto, prevalece el permiso del recurso.
Errores comunes
No aparece Compartir: el chat todavía no existe, no administras sus permisos o el acceso pertenece a un recurso asociado.
No encuentras a una persona: solo pueden seleccionarse miembros de la organización activa.
Agregar no guardó el acceso: los cambios no se aplican hasta seleccionar Guardar cambios.
Quitar el permiso individual no revocó el acceso: la persona todavía puede recibir acceso mediante Toda la organización, uno de sus equipos o un Proyecto. Los permisos son aditivos: si cualquiera de las vías concede edición, el usuario puede participar.
No puedes cambiar permisos de un chat de Proyecto: selecciona Ver proyecto y modifica allí el acceso.
El propietario no aparece en la búsqueda: ya tiene acceso completo y no necesita agregarse.
El destinatario no encuentra el chat: debe estar usando la misma organización en la que se compartió.
¿Tienes dudas? Escríbenos por el chat y te ayudamos.