Cómo compartir un archivo con un enlace de solo lectura
Puedes compartir un archivo puntual de Magnar mediante un enlace, sin dar acceso al resto de tu biblioteca o proyecto. Quien lo recibe puede ver el archivo, pero no editar el original.
Antes de empezar
Funciona con archivos de Mis archivos, de bibliotecas y de proyectos, siempre que tengas permiso de edición en el espacio donde están. Con permiso de solo lectura no puedes crear ni cambiar el enlace.
Se comparten archivos individuales, no carpetas.
Los archivos de espacios de negociación no admiten estos enlaces.
Pasos
En Drive, ubica el archivo.
Abre su menú de acciones y selecciona Compartir. También puedes abrir el archivo y usar el ícono Compartir.
En Compartir archivo, elige una opción en Quién puede abrir el enlace.
Si elegiste Con una clave, escribe una Clave de al menos 8 caracteres. Si elegiste Emails autorizados, escribe las direcciones separadas por comas. Presiona Enter para confirmar.
Espera a que termine Guardando…. Los cambios se guardan solos: no hay botón para guardar.
Pulsa Copiar enlace y envíalo por el medio que prefieras. Copiarlo no le envía nada al destinatario.
Quién puede abrir el enlace
Cualquiera que tenga el enlace: cualquier persona, sin necesidad de cuenta en Magnar.
Solo mi organización: miembros de tu organización con sesión iniciada en Magnar. Solo aparece si el archivo pertenece a una organización.
Con una clave: quien tenga el enlace y la clave. No necesita cuenta en Magnar. Después de ingresarla, puede tener que escribirla de nuevo pasadas 12 horas.
Emails autorizados: hasta 100 personas, que deben iniciar sesión en Magnar con uno de esos correos.
Las opciones no se combinan: eliges una a la vez.
Antes de compartir un documento confidencial, ten en cuenta que con Cualquiera que tenga el enlace, cualquier persona que lo reciba, incluso reenviado, puede abrirlo y descargarlo. Para documentos sensibles, prefiere Solo mi organización, Emails autorizados o Con una clave.
Qué ve quien abre el enlace
La versión actual guardada del archivo, no una copia congelada. Si actualizas el archivo, verá los cambios al volver a abrirlo.
Un botón Descargar, cuando el formato del archivo lo permite. Hoy no es posible desactivar la descarga y mantener solo la visualización.
Solo ese archivo: el enlace no da acceso a nada más.
Dejar de compartir
Abre el archivo y selecciona Compartir.
Elige No compartir y espera a que termine el guardado.
Desde ese momento, el enlace deja de abrirse. Esto no borra las copias que alguien ya haya descargado. Si vuelves a compartir el archivo, se reactiva el mismo enlace de antes: no se genera uno nuevo.
Resultado esperado
Aparece Enlace copiado al copiar el enlace.
Al reabrir Compartir, sigue marcada la opción que elegiste.
Para probar la opción Cualquiera que tenga el enlace, ábrelo en una ventana privada del navegador.
Si algo no funciona
No aparece Compartir: no tienes permiso de edición en ese espacio, o el archivo es una carpeta o pertenece a un espacio de negociación.
No aparece Copiar enlace: está marcado No compartir, falta una clave o un correo válido, o el cambio todavía se está guardando.
El destinatario ve "Tu cuenta no tiene acceso a este archivo.": revisa con qué cuenta inició sesión y la opción que elegiste.
El destinatario ve "Este archivo no está disponible o no tienes acceso.": el enlace está desactivado, o el archivo se eliminó o se movió a otra biblioteca o espacio. Si lo moviste, revisa de nuevo cómo está compartido.
Aparece "No se pudo completar la operación. Revisa los datos y tus permisos.": el cambio no se aplicó. Revisa la configuración y vuelve a intentarlo.
¿Tienes dudas? Escríbenos por el chat y te ayudamos.
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