Cómo abrir, editar y versionar documentos Word en Magnar
Visualiza, revisa y edita documentos .docx directamente en Magnar, sin instalar el complemento de Word ni abrir Microsoft Word. Al guardar, Magnar conserva el archivo anterior y crea una nueva versión auditada.
Antes de empezar
Haz iniciado sesión en Magnar.
Ten acceso al Vault donde está guardado el documento.
El archivo debe tener extensión .docx. Los archivos .docxjs pueden visualizarse, pero permanecen en modo de solo lectura.
Para editar, necesitas permiso de escritura en el Vault y debes abrir la versión actual del archivo; las versiones históricas son de solo lectura.
El archivo no puede tener el bloqueo "Versiones bloqueadas". Si aparece como "Reservado", solo puede editarlo la persona que lo reservó.
No necesitas Microsoft Word, una cuenta de Microsoft ni el complemento de Word.
Pasos
Abre el documento
Abre "Biblioteca" en la barra lateral. Si la tienes entre las herramientas ocultas, entra en "Más".
Abre el Vault que contiene el archivo.
En "Archivos", selecciona el nombre del documento .docx. Magnar mostrará el estado "Preparando documento" mientras lo procesa.
El documento se abre en la pestaña "Documento".
También puedes abrir un DOCX vinculado desde una conversación seleccionando su nombre o enlace. Ahí puedes visualizarlo; si el archivo pertenece a un Vault y quieres editarlo, selecciona "Opciones" → "Ver versiones" y luego la pestaña "Documento".
Revisa el documento
En modo de lectura puedes usar:
"Índice del documento" para navegar por sus encabezados.
"Buscar en el documento" para localizar texto.
"Comentarios y cambios" para revisar comentarios, respuestas y revisiones.
"Alejar documento", "Acercar documento" o el selector "Fit" para ajustar el zoom.
El documento abre con el zoom que mejor le acomoda: si necesita reducirse para caber en pantalla, abre en "Fit"; si ajustarlo lo haría más grande que su tamaño real, abre al 100%.
Si Magnar detecta elementos que podrían no representarse completamente, verás el aviso "El documento incluye [número] características que podrían mostrarse de forma limitada".
Entra al modo de edición
Selecciona "Editar". Magnar abrirá el Editor de Word en pantalla completa. El indicador inicial mostrará "Sin cambios".
Si no aparece "Editar", revisa los permisos, bloqueos, extensión y versión del archivo.
Elige cómo registrar los cambios
En la esquina superior derecha del área de edición, abre el selector de modo:
Selecciona "Edición" para modificar directamente el contenido.
Selecciona "Sugerencias" para registrar las modificaciones como cambios propuestos.
Si el documento ya contiene control de cambios, puede abrirse inicialmente en "Sugerencias".
Edita el contenido
Selecciona el texto o ubica el cursor donde quieras trabajar. La barra permite usar "Deshacer" y "Rehacer", "Estilo de párrafo" (Texto normal, Título, Encabezado 1, 2 o 3), familia tipográfica y tamaño de fuente, "Negrita", "Cursiva", "Subrayado" y "Tachado", color de texto y de resaltado, alineación, listas con viñetas o numeradas, interlineado, "Insertar enlace" y "Borrar formato". También puedes usar los menús "Archivo" (Guardar, Imprimir), "Formato" e "Insertar" (Imagen, Tabla, Insertar enlace, Salto de página).
Añade o revisa comentarios y cambios
Selecciona texto, abre el menú contextual y elige "Agregar comentario".
Escribe el comentario en el campo "Agregar comentario…".
Para responder, usa el campo "Responder…".
Abre "Comentarios y cambios" para revisar comentarios y sugerencias.
Usa "Aceptar" o "Rechazar" para resolver cambios individuales, o "Aceptar todo" / "Rechazar todo" para decidir todas las revisiones pendientes.
Los cambios controlados, comentarios, respuestas e inserciones quedan atribuidos a tu usuario: Word muestra como autor el nombre configurado en tu cuenta de Magnar o, si no tienes nombre configurado, tu correo electrónico. Así el control de cambios identifica correctamente a cada autor al seguir trabajando el documento en Word.
Guarda la nueva versión
Confirma que el estado muestre "Cambios sin guardar".
Selecciona "Guardar" en la parte superior derecha, o usa "Archivo" → "Guardar" (Ctrl/⌘S).
Verás "Guardando…" durante el proceso.
Al terminar, Magnar cierra el modo de edición y muestra "Nueva versión guardada correctamente".
Los cambios permanecen únicamente en el navegador hasta que seleccionas "Guardar".
Descargar el documento en PDF
La opción Descargar en PDF está en el menú de acciones del archivo: en Más acciones dentro de la lista del Vault, con clic derecho sobre el archivo, o desde el visor haciendo clic en el nombre del archivo en el breadcrumb. No está en la barra del visor ni dentro del editor: si tienes el editor abierto, ciérralo primero.
El PDF muestra la versión final del documento. Magnar acepta todas las revisiones pendientes en una copia temporal y convierte esa copia:
Las inserciones quedan incorporadas al texto y las eliminaciones desaparecen, aunque esas revisiones sigan pendientes en el original.
Los comentarios no se incluyen en el PDF.
El DOCX original no se modifica: conserva sus comentarios y el estado real de todas sus revisiones.
El PDF se prepara mientras Magnar procesa el archivo, no al momento de descargarlo. Si todavía no está listo, la opción aparece deshabilitada; cuando lo está, el PDF se abre de inmediato en una pestaña nueva. El nombre mantiene el del documento y solo cambia la extensión: "Contrato.docx" se descarga como "Contrato.pdf".
Volver al proyecto o al chat desde el breadcrumb
Si el documento pertenece a los archivos de un proyecto o de una conversación, el breadcrumb comienza con el nombre de ese origen: "[Nombre del proyecto] > [Nombre del archivo]" o "[Título del chat] > [Nombre del archivo]". Selecciona el primer elemento para volver directamente al proyecto o al chat. Si el archivo venía de una conversación de Magnar Copilot, se reabre ese hilo en el panel.
Este enlace es independiente del menú que se abre al seleccionar el nombre del archivo.
Acciones del archivo desde el breadcrumb
Al hacer clic en el nombre del archivo en el breadcrumb del visor se abre el mismo menú de acciones que tienes en la lista del Vault, sin volver atrás. Según el tipo de archivo, su estado y tus permisos, puede incluir:
Descargar archivo original y Descargar en PDF
Enviar a firma y Ver firmas
Historial de versiones y Subir nueva versión
Renombrar archivo
Proteger contra borrado y Bloquear nuevas versiones
Reservar para mí y Quitar lock
Reanalizar archivo
Descargar transcripción en Markdown
Eliminar archivo
No todas aparecen siempre: las acciones que modifican el archivo requieren permiso de escritura, Ver firmas aparece solo si existen solicitudes de firma, y algunas dependen de que el formato se pueda analizar.
Resultado esperado
Verás la confirmación "Nueva versión guardada correctamente" y el editor vuelve al visor del documento. Los cambios quedan en la versión actual, y en la pestaña "Versiones" aparece la nueva versión con su fecha y autor, sin eliminar la anterior.
Además, Magnar compara automáticamente cada nueva versión con la inmediatamente anterior: en el historial de versiones puedes abrir el visor de comparación con el redline y el resumen de cambios. Como los DOCX conservan las revisiones nativas de Word, el redline puede descargarse como documento con control de cambios real o como PDF con resumen — revisa Cómo comparar documentos en Magnar.
Errores comunes
No aparece "Editar": el archivo no es .docx, es un .docxjs, estás viendo una versión histórica, falta permiso de escritura o existe un bloqueo que impide crear versiones.
El archivo está "Reservado": solo la persona que lo reservó puede editarlo o crear una versión.
Aparece "No se pudo abrir el documento": el archivo está dañado o tiene una estructura DOCX no compatible. Usa "Descargar archivo" para revisar el original.
Aparece "El documento está vacío": el DOCX no contiene contenido que el editor pueda mostrar.
Aparece una advertencia de características limitadas: revisa cuidadosamente el formato antes de guardar, ya que algunos elementos complejos pueden representarse de forma parcial.
Aparece "No se pudo insertar la imagen": vuelve a intentarlo con una imagen PNG, JPEG, GIF o WebP.
Aparece "No se pudo guardar la nueva versión": no cierres el editor. Los cambios siguen marcados como pendientes; revisa tu conexión, permisos y bloqueos, y vuelve a seleccionar "Guardar".
Si intentas salir con cambios pendientes, Magnar te preguntará "¿Descartar cambios?". Selecciona "Seguir editando" para conservarlos o "Descartar" para salir sin guardar.
Si "Guardar" está deshabilitado: aún no hay cambios, el documento sigue inicializándose o ya hay un guardado en curso.
Descargar en PDF está deshabilitado: el PDF todavía se está preparando junto con el procesamiento del archivo. Espera a que el archivo termine de procesarse.
El PDF no muestra tus comentarios ni las marcas de revisión: es el comportamiento esperado, porque refleja la versión final. Para conservar las marcas, descarga el archivo original.
¿Tienes dudas? Escríbenos por el chat y te ayudamos.