Cómo crear y gestionar un Dataroom en Magnar
Un Dataroom crea un acceso externo y seguro a todo un Vault o a una de sus carpetas, para que personas fuera de tu organización — clientes, inversionistas o contrapartes — puedan ver, descargar, subir o eliminar archivos según los permisos que definas, sin acceder al resto de tu información.
Esta función antes se llamaba "Compartir con clientes". Los enlaces que enviaste con el nombre anterior siguen funcionando.
Esta acción es distinta de compartir el Vault completo dentro de tu organización: el Dataroom da acceso externo con sus propios permisos, mientras que compartir el vault (revisa Cómo compartir un Vault en Magnar) da acceso interno a personas, equipos o toda la organización.
Antes de empezar
Tener permiso de edición sobre el Vault.
Tener el email de cada destinatario.
El destinatario debe iniciar sesión o registrarse en Magnar con ese mismo email.
Crear un acceso
Entra a Más en el menú lateral y haz clic en Biblioteca.
Abre el Vault. Si quieres compartir solo una carpeta, puedes usar también el botón de compartir o el menú de esa carpeta.
Haz clic en el botón de más acciones (tres puntos) y selecciona Dataroom.
Haz clic en Nuevo acceso. Si el Vault aún no tiene accesos, el formulario se abre directamente.
En Destinatarios, escribe el email del destinatario. Para agregar más, haz clic en Agregar destinatario.
En Idioma de los correos, elige el idioma en que recibirán las invitaciones y notificaciones: Español, Español Argentina, English o Português. Por defecto aparece tu idioma.
En Permisos, activa los permisos que correspondan.
Haz clic en Crear acceso.
Haz clic en Copiar link para obtener el link del dataroom y compartirlo. El link incluye el idioma elegido como preferencia inicial.
Vista general de accesos
Al abrir Dataroom ves todos los accesos externos del Vault, aunque hayas entrado desde una carpeta. Cada fila muestra el primer email destinatario (y +N más si hay varios), el alcance (la ruta de la carpeta o Todo el vault), la fecha de creación, el estado Activo o Revocado, y la acción Copiar link para los accesos activos.
Editar un acceso
Selecciona un acceso para abrir su editor (con la flecha Volver al dataroom regresas a la vista general). El editor tiene dos pestañas:
Configuración: documentos compartidos, estado, link, destinatarios, idioma de los correos y permisos. Puedes modificar el idioma mientras el acceso siga activo; al guardar cambios en un acceso activo, Magnar vuelve a notificar a los destinatarios.
Actividad: métricas y cronología de uso — revisa Cómo consultar la actividad y las métricas de un Dataroom en Magnar.
El alcance de un acceso existente solo se muestra y no puede cambiarse. Para compartir otra carpeta, crea un nuevo acceso.
Opciones de permisos
Ver lista: puede ver nombres de archivos y carpetas.
Ver con marca de agua: puede previsualizar páginas en JPG con marca de agua.
Descargar originales: puede descargar archivos sin marca de agua.
Subir archivos: puede agregar archivos nuevos.
Eliminar archivos: puede eliminar archivos.
Por defecto el acceso parte solo con Ver lista. Para dar permisos distintos a distintas personas, crea un Nuevo acceso por cada grupo.
Qué ve el destinatario
El destinatario abre el link y accede con el email autorizado. Ve la sección Documentos compartidos con los archivos y las acciones habilitadas según sus permisos. Puede cambiar el idioma de la vista y esa preferencia se conserva al recargar la página y durante el inicio de sesión. No necesita pertenecer a tu organización, pero sí necesita una cuenta con el email autorizado.
Resultado esperado
Magnar muestra Acceso creado y el bloque Link del dataroom. El acceso aparece en la vista general con estado Activo, y Magnar envía un correo a cada destinatario en el idioma elegido.
Errores comunes
No aparece la opción Dataroom: el usuario no tiene permiso de edición sobre el Vault.
El destinatario ve un error de acceso: inició sesión con un email distinto al autorizado.
El destinatario no puede ver archivos: no tiene el permiso Ver lista activado.
El acceso aparece como Revocado: fue desactivado manualmente.
Se comparte el acceso equivocado: la vista general muestra todos los accesos del Vault, no solo los de la carpeta actual — verifica el alcance antes de copiar el link.
¿Tienes dudas? Escríbenos por el chat y te ayudamos.
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