Como criar e administrar tarefas agendadas na Magnar
As tarefas agendadas permitem deixar instruções para a Magnar executar uma vez ou de forma recorrente e entregar o trabalho em uma conversa. Você define quando elas são executadas e em que condições devem avisar você.
No produto elas também são chamadas de automações. As que se repetem são as tarefas periódicas. Não são a mesma coisa que as Tarefas de um Projeto —pendências com responsável e status— nem que um Monitor, que acompanha novidades jurídicas em fontes selecionadas.
Antes de começar
Faça login e confira se você está na conta ou organização correta.
Tenha permissões sobre a conversa ou o Projeto que vai usar, e acesso aos recursos de que a tarefa precisa.
Tenha créditos disponíveis quando chegar a hora da execução: sem créditos, a execução pode não acontecer.
Defina antes o que a tarefa deve fazer, quando e em que fuso horário. Se quiser ser avisado, defina também a condição do aviso.
Passos
Na barra lateral, abra Tarefas agendadas. Se ela não aparecer entre os acessos visíveis, abra Mais.
Clique em Nova tarefa.
Preencha Nome e Instruções. Nas instruções, descreva o trabalho e em que casos você quer ser notificado.
Em Conversa, escolha Nova conversa a cada execução ou Conversa existente. Nesta última, preencha Selecione uma conversa. Se escolher uma conversa nova, você pode associar um Projeto.
Selecione o Nível do agente.
Em Agendamento, escolha uma destas opções:
Uma vez — preencha Data e hora.
A cada N minutos — preencha Intervalo em minutos.
Diário — preencha Hora.
Semanal — preencha Hora e Dias da semana.
Mensal — preencha Hora e Dia do mês.
Calendário avançado — preencha Hora, Data de início e Regra de recorrência (RRULE). Você pode indicar Datas excluídas (AAAA-MM-DD, separadas por vírgula). Há exemplos selecionáveis, como a cada duas semanas na segunda-feira e na última sexta-feira do mês.
Revise o Fuso horário e a prévia de Próximas execuções.
Em Canais de notificação, selecione Push e/ou E-mail. Esses canais são usados quando cabe avisar você conforme as suas instruções: marcá-los não significa receber um aviso a cada execução.
Clique em Salvar.
Você também pode pedir ao Assistente que configure a tarefa. Para horários complexos é a alternativa que a própria tela recomenda; depois, confira o agendamento que ficou salvo.
O intervalo tem um mínimo
O intervalo mais curto que você pode configurar é de 30 minutos. O mínimo é indicado junto ao campo Intervalo em minutos e vale igualmente ao criar a tarefa, ao editá-la e ao retomá-la: valores inferiores ao mínimo são rejeitados.
O intervalo define de quanto em quanto tempo a execução é agendada, não um horário exato ao segundo. E as tarefas que você já tinha criadas mantêm a frequência que você definiu até que você mesmo a altere.
Se você pedir a tarefa ao Assistente pelo chat, ele explica a limitação e combina com você uma alternativa antes de salvar.
Resultado esperado
Ao salvar, abre o detalhe da tarefa.
Uma tarefa nova fica Ativa e mostra o agendamento, o fuso horário e a Próxima execução.
Depois de executada, você pode consultar o Histórico de execuções e, quando estiver disponível, Abrir conversa.
Executar agora dispara uma execução manual que desconta créditos disponíveis; não altera a frequência agendada.
Para modificá-la, use Editar. Para interromper as execuções futuras, Pausar; para voltar a executá-las, Retomar. Uma execução já iniciada pode terminar mesmo assim.
Quantos créditos ela desconta
Cada execução de uma tarefa agendada que realiza processamento do Assistente desconta créditos disponíveis conforme o trabalho realizado, mesmo que não encontre novidades nem envie uma notificação. Isso vale tanto para as tarefas novas quanto para as que já estavam configuradas.
Vale escolher a menor quantidade de execuções que atenda ao que você precisa e limitar dias e horários no Agendamento. Pedir nas instruções que a tarefa não faça nada fora do horário não evita o consumo: essas verificações são executadas do mesmo jeito.
Erros e confusões frequentes
Intervalo inferior ao permitido — a validação rejeita.
Data passada ou agendamento sem uma próxima execução válida — não é possível salvar.
Nome ou instruções em branco — a configuração é inválida.
Falta de acesso ou de créditos disponíveis na hora da execução — pode impedir a execução e deixar a tarefa pausada.
Executou em um horário inesperado — confira o Fuso horário e Próximas execuções.
Você não recebeu um aviso — isso não prova que a tarefa não foi executada. Confira o Histórico de execuções e as condições de notificação que você definiu.
Como isso se relaciona com outros módulos
As tarefas agendadas trabalham com o Assistente e as conversas, podem ser associadas a um Projeto, descontam créditos disponíveis, usam os canais de notificação e acessam os arquivos ou conexões de que o trabalho precisar. Criar uma tarefa não cria um Monitor nem equivale a uma pendência de um Projeto.
Ficou com dúvidas? Fale com a gente pelo chat que ajudamos você.