Como criar e gerenciar um Dataroom na Magnar
Um Dataroom cria um acesso externo e seguro a um Vault inteiro ou a uma de suas pastas, para que pessoas de fora da sua organização — clientes, investidores ou contrapartes — possam ver, baixar, enviar ou excluir arquivos conforme as permissões que você definir, sem acessar o restante das suas informações.
Esta função antes se chamava "Compartilhar com clientes". Os links que você enviou com o nome anterior continuam funcionando.
Esta ação é diferente de compartilhar o Vault completo dentro da sua organização: o Dataroom dá acesso externo com permissões próprias, enquanto compartilhar o vault (veja Como compartilhar um Vault na Magnar) dá acesso interno a pessoas, equipes ou toda a organização.
Antes de começar
Ter permissão de edição sobre o Vault.
Ter o e-mail de cada destinatário.
O destinatário precisa entrar ou se cadastrar na Magnar com esse mesmo e-mail.
Criar um acesso
Entre em Drive no menu lateral e abra a seção Biblioteca.
Abra o Vault. Se quiser compartilhar apenas uma pasta, você também pode usar o botão de compartilhar ou o menu dessa pasta.
Clique no botão de mais ações (três pontos) e selecione Dataroom.
Clique em Novo acesso. Se o Vault ainda não tiver acessos, o formulário abre diretamente.
Em Destinatários, escreva o e-mail do destinatário. Para adicionar mais, clique em Adicionar destinatário.
No campo de idioma dos e-mails, escolha o idioma em que os destinatários receberão os convites e as notificações: espanhol, espanhol da Argentina, inglês ou português. Por padrão, aparece o seu idioma.
Em Permissões, ative as permissões que correspondam.
Clique em Criar acesso.
Clique em Copiar link para obter o link do dataroom e compartilhá-lo. O link inclui o idioma escolhido como preferência inicial.
Visão geral dos acessos
Ao abrir Dataroom, você vê todos os acessos externos do Vault, mesmo que tenha entrado a partir de uma pasta. Cada linha mostra o primeiro e-mail destinatário (e quantos destinatários a mais existem, se houver vários), o escopo (o caminho da pasta ou Todo o vault), a data de criação, o status Ativo ou Revogado e a ação Copiar link para os acessos ativos.
Editar um acesso
Selecione um acesso para abrir o editor (com a seta de voltar, você retorna à visão geral do dataroom). O editor tem duas abas:
Aba de configuração: documentos compartilhados, status, link, destinatários, idioma dos e-mails e permissões. Você pode alterar o idioma enquanto o acesso estiver ativo; ao salvar alterações em um acesso ativo, a Magnar notifica os destinatários novamente.
Aba de atividade: métricas e cronologia de uso do dataroom.
O escopo de um acesso existente é apenas exibido e não pode ser alterado. Para compartilhar outra pasta, crie um novo acesso.
Opções de permissões
Ver lista: pode ver nomes de arquivos e pastas.
Ver com marca d'água: pode visualizar páginas em JPG com marca d'água.
Baixar originais: pode baixar arquivos sem marca d'água.
Enviar arquivos: pode adicionar arquivos novos.
Excluir arquivos: pode excluir arquivos.
Por padrão, o acesso começa apenas com Ver lista. Para dar permissões diferentes a pessoas diferentes, crie um Novo acesso para cada grupo.
O que o destinatário vê
O destinatário abre o link e entra com o e-mail autorizado. Ele vê a seção de documentos compartilhados, com os arquivos e as ações habilitadas conforme suas permissões. Pode mudar o idioma da visualização, e essa preferência é mantida ao recarregar a página e durante o login. Não precisa pertencer à sua organização, mas precisa de uma conta com o e-mail autorizado.
Resultado esperado
A Magnar confirma que o acesso foi criado e mostra o link do dataroom. O acesso aparece na visão geral com status Ativo, e a Magnar envia um e-mail a cada destinatário no idioma escolhido.
Erros comuns
A opção Dataroom não aparece: o usuário não tem permissão de edição sobre o Vault.
O destinatário vê um erro de acesso: entrou com um e-mail diferente do autorizado.
O destinatário não consegue ver arquivos: não tem a permissão Ver lista ativada.
O acesso aparece como Revogado: foi desativado manualmente.
O acesso errado é compartilhado: a visão geral mostra todos os acessos do Vault, não apenas os da pasta atual — verifique o escopo antes de copiar o link.
Ficou com dúvidas? Fale com a gente pelo chat que ajudamos você.