¿Qué es Contratos?
Contratos es el módulo de Magnar para gestionar los contratos de una organización durante todo su ciclo de vida.
Desde un mismo espacio, el equipo puede:
Centralizar su cartera de contratos.
Recibir y gestionar solicitudes de contrato.
Revisar documentos con IA y Playbooks.
Comparar versiones durante una negociación.
Generar borradores desde plantillas.
Configurar procesos de aprobación.
Enviar documentos a firma con Magnar Sign.
Controlar fechas clave, renovaciones y obligaciones posteriores a la firma.
Mantener una conversación interna asociada a cada contrato o solicitud.
La IA ayuda a extraer y organizar la información del documento, pero los resultados pueden ser revisados y editados por el equipo legal.
Inicio: consulta la cartera de contratos
La sección Inicio reúne los contratos de la organización y permite consultar su estado general.
En la parte superior encontrarás un panel con información como:
Contratos vigentes.
Contratos en proceso.
Contratos próximos a vencer.
Solicitudes pendientes.
Montos registrados por moneda.
Aprobaciones pendientes.
También puedes buscar contratos por título, tipo o contraparte, y aplicar filtros como el estado o el área interna.
Desde esta pantalla puedes:
Abrir un contrato existente.
Seleccionar Nuevo contrato.
Usar Importar contratos para cargar varios contratos firmados.
La importación masiva muestra el progreso de la carga mientras se incorporan los documentos.
Cómo crear un contrato
Para incorporar un contrato individual:
Entra en Contratos.
Selecciona Nuevo contrato.
Arrastra el archivo al área de carga o selecciónalo desde Mis archivos.
Añade un nombre para identificarlo.
De manera opcional, selecciona:
Un área interna.
Una persona responsable.
Una o varias etiquetas.
Haz clic en Crear contrato.
Puedes cargar documentos en formato PDF o Word. Cuando se carga un documento Word, Magnar lo convierte a PDF para mostrarlo dentro de la plataforma.
Una vez creado el contrato, la IA puede extraer información como:
Las partes.
Los montos.
Las fechas clave.
Las condiciones de pago.
Las cláusulas relevantes.
Un resumen del documento.
La información extraída puede revisarse y editarse desde el detalle del contrato.
Cómo consultar el detalle de un contrato
Al abrir un contrato, encontrarás el documento y la información relacionada con su gestión.
Dependiendo de la etapa y de la configuración del contrato, puedes consultar:
El estado del contrato.
La contraparte.
Las personas responsables de aprobarlo.
Las obligaciones asociadas.
La revisión realizada con IA.
Las diferentes versiones del documento.
La información extraída del contrato.
La actividad y los comentarios del equipo.
El ciclo contractual puede incluir las siguientes etapas:
Borrador → Aprobación → Firma → Vigencia
Revisar un contrato con IA y Playbooks
Desde el detalle del contrato puedes realizar una revisión utilizando un Playbook.
Los Playbooks permiten aplicar criterios de revisión definidos por el equipo, por ejemplo, para comprobar determinadas cláusulas o identificar riesgos.
Para realizar la revisión:
Abre el contrato.
Dirígete a la sección Revisión IA.
Selecciona el Playbook que quieras utilizar.
Haz clic en Revisar.
La revisión puede generar:
Hallazgos.
Citas al documento.
Sugerencias.
Observaciones relacionadas con los criterios del Playbook.
Cuando existan riesgos considerados inaceptables que continúen abiertos, el proceso puede impedir que el contrato avance en la aprobación.
Los contratos generados desde una plantilla también pueden revisarse con el Playbook vinculado a esa plantilla.
Comparar versiones de un contrato
Magnar permite mantener distintas versiones de un mismo contrato y comparar sus cambios durante una negociación.
La comparación entre versiones incluye un resumen ejecutivo para ayudar al equipo a identificar las modificaciones realizadas entre una versión y otra.
Esta información se encuentra dentro de la sección Versiones del contrato.
Gestionar solicitudes de contrato
La sección Solicitudes permite que las áreas de negocio envíen peticiones al equipo legal y realicen seguimiento de su avance.
Para crear una solicitud:
Entra en Contratos.
Abre la pestaña Solicitudes.
Selecciona Nueva solicitud.
Completa la información disponible:
Título.
Descripción.
Contraparte.
Área interna.
Monto estimado.
Moneda.
Fecha requerida.
Adjunta propuestas, cotizaciones, borradores u otros antecedentes.
Haz clic en Enviar solicitud.
Cada solicitud puede incluir hasta diez archivos adjuntos.
Desde la lista de solicitudes, el equipo puede consultar datos como:
La contraparte.
El área solicitante.
La persona asignada.
El monto estimado.
El estado.
La fecha de creación.
Las solicitudes también pueden contar con una línea de tiempo, asignación, rechazo con motivo y conversión posterior en contrato.
Gestionar contrapartes
La sección Contrapartes reúne a las personas o empresas con las que contrata la organización.
Las contrapartes pueden generarse a partir de la información extraída por la IA o añadirse manualmente.
Para crear una contraparte:
Entra en la pestaña Contrapartes.
Selecciona Nueva contraparte.
Indica:
Nombre.
RUT o identificador.
Haz clic en Crear.
En esta sección puedes consultar los contratos asociados a cada contraparte y los montos vigentes registrados.
Revisar vencimientos y renovaciones
La pestaña Vencimientos reúne las fechas clave y las renovaciones que requieren alguna acción.
Desde esta sección puedes consultar:
El contrato.
El tipo de fecha.
El título de la fecha clave.
La fecha correspondiente.
El tiempo restante.
La contraparte.
Cada fecha clave puede tener:
Destinatarios específicos.
Un número determinado de días de anticipación para sus recordatorios.
La ventana de preaviso para renovaciones puede configurarse por organización entre 1 y 365 días. El valor predeterminado es de 90 días.
En los procesos de renovación también puede registrarse la decisión adoptada y vincular un contrato sucesor.
Consultar las obligaciones posteriores a la firma
La sección Obligaciones muestra los compromisos extraídos de los contratos que han entrado en vigencia.
En esta vista puedes consultar:
La obligación.
El contrato relacionado.
El tipo de obligación.
Su fecha de vencimiento.
Su estado.
Esto permite mantener reunidos los compromisos posteriores a la firma y hacer seguimiento de su cumplimiento.
Crear plantillas contractuales
Las plantillas permiten generar borradores a partir de modelos aprobados por la organización.
Para crear una plantilla:
Entra en la pestaña Plantillas.
Selecciona Nueva plantilla.
Completa:
Nombre.
Tipo de contrato.
Descripción.
Carga el documento de la plantilla en formato
.docx.Define los parámetros que se solicitarán al generar un contrato.
Selecciona un Playbook de revisión, cuando corresponda.
Añade instrucciones para la IA.
Decide si la plantilla estará disponible en autoservicio.
Haz clic en Guardar.
Puedes incorporar marcadores dentro del documento, como:
[CONTRAPARTE][FECHA]
Magnar reemplazará estos campos al generar el borrador.
También puedes definir parámetros como contraparte, RUT o plazo, y consultar una vista previa antes de generar el documento.
Cuando una plantilla se habilita en autoservicio, las áreas de negocio pueden generar sus propios borradores. Estos documentos igualmente llegan a la cola del equipo legal.
Configurar aprobaciones
El módulo permite establecer reglas de aprobación condicionales según factores como:
El tipo de contrato.
El monto.
La moneda.
El área interna.
Cuando el equipo legal lo necesite, también puede realizar una modificación manual del proceso de aprobación.
El contrato muestra las personas responsables de aprobarlo y el estado de cada aprobación.
Enviar un contrato a firma
Cuando el documento esté preparado, puede enviarse a Magnar Sign directamente desde el contrato.
Magnar sincroniza el estado de las firmas completadas o canceladas. También permite marcar manualmente un contrato como firmado.
El flujo del contrato refleja su avance desde la aprobación hasta la firma y la entrada en vigencia.
Colaborar con el equipo
Cada contrato dispone de un hilo de comentarios para mantener la conversación del equipo asociada al documento.
Las solicitudes de contrato también cuentan con un espacio de conversación y seguimiento.
Estos comentarios corresponden a conversaciones internas del equipo y no a una conversación con el asistente de IA.
Privacidad y permisos
Los contratos y sus archivos utilizan permisos privados por defecto.
Magnar valida el acceso antes de permitir:
La descarga de archivos.
La vista previa de documentos.
La apertura de archivos enlazados desde una conversación.
El acceso a documentos de un Vault relacionado.
Los enlaces solo permiten abrir archivos que la persona tenga autorización para consultar.