Cómo analizar documentos con Tablas en Magnar
Crea una Tabla para extraer información estructurada de múltiples documentos al mismo tiempo. Define las columnas y Magnar analiza cada archivo respondiendo cada criterio.
Pasos
Desde el menú lateral, abre Tablas.
Haz clic en Nueva Tabla, escribe un nombre y haz clic en Crear.
Haz clic en Agregar archivos y selecciona los documentos desde tu computador, tus cuentas conectadas (como Google Drive u OneDrive), Proyectos o Vaults. Importarlos agrega esos documentos a la Tabla; no conecta la biblioteca completa.
En Organizar documentos, elige Una fila por documento para analizar cada archivo por separado, o Todos en una fila para analizarlos en conjunto, por ejemplo un contrato con sus anexos. Si los agrupas, completa Nombre de la fila. Confirma con Agregar fila o Agregar N filas.
Haz clic en Agregar columna y define cada columna: Nombre (encabezado, por ejemplo "Fecha del contrato"), Tipo (texto, número, fecha, etc.) e Instrucciones (la consulta exacta que Magnar ejecutará sobre cada fila).
Si prefieres definir las columnas con Magnar, en Nueva columna pulsa Crear con IA. Se abre Magnar Sidechat con un borrador; describe qué información necesitas, envíalo y luego revisa las columnas creadas.
Revisa y ajusta las columnas. Puedes editar cualquiera haciendo clic en su nombre.
Haz clic en Analizar pendientes para iniciar el análisis. Este botón aparece cuando hay celdas sin analizar.
Resultado esperado
Magnar analiza los documentos de cada fila y completa las celdas de la tabla. El consumo de tu plan depende del trabajo realizado: la cantidad de páginas, el número de columnas y la complejidad del análisis influyen en cuánto se consume. No existe una tarifa fija por página.
Haz clic en cualquier celda para ver el fragmento del documento del que proviene la respuesta y el nivel de confianza de Magnar.
Para leer el documento completo, ábrelo desde su nombre en la fila; si la fila agrupa varios documentos, entra en Documentos de la fila y selecciona el archivo. Magnar lo muestra en el visor de archivos, en un diálogo amplio sobre la Tabla, y puedes ampliarlo con el modo de pantalla completa del visor. Al cerrarlo vuelves a la misma posición de la Tabla. Los controles disponibles dependen del formato del archivo.
Modificar las filas
Agregar documentos a una fila: haz clic en el nombre de la fila o abre Acciones de la fila → Documentos de la fila, pulsa Agregar documentos, selecciónalos y pulsa Agregar a la fila.
Quitar un documento: en Documentos de la fila, usa Quitar junto al archivo y confirma en Quitar documento. Una fila no puede quedar vacía.
Unir filas: marca al menos dos filas con sus casillas, pulsa Unir filas y confirma.
Separar una fila: en Documentos de la fila, pulsa Separar fila. Cada documento pasa a su propia fila.
Importante: al unir o separar filas, las filas nuevas empiezan desde cero. Se pierden los resultados, encargados, revisiones y comentarios de las filas anteriores; los documentos se conservan. Agregar o quitar documentos, en cambio, conserva los resultados y comentarios, pero puede dejar respuestas desactualizadas.
Respuestas desactualizadas
Cuando agregas o quitas documentos de una fila, sus respuestas anteriores se marcan como Desactualizado, porque se calcularon con otros documentos. Editar un archivo en su ubicación original, como Google Drive o una biblioteca, no actualiza la copia que está en la Tabla.
Revisarla tú: abre la celda, compárala con los documentos actuales y usa Editar resultado o Revisión → OK. Marcar OK confirma que la revisaste; no vuelve a ejecutar el análisis.
Volver a analizar: en Acciones de la fila, usa Analizar documento o Re-analizar documento. Analiza todos los documentos de la fila. También puedes usar Analizar pendientes.
Volver a analizar descuenta uso disponible según el trabajo realizado, igual que el primer análisis; revisar o marcar OK no. Las respuestas que editaste a mano no se reemplazan solas: revísalas. Revisa Cómo funciona el uso en Tablas en Magnar.
Cambiar el nombre de una carpeta
Si tus documentos están agrupados en carpetas dentro de la Tabla, puedes renombrarlas. Necesitas permiso de escritura.
Abre la Tabla y localiza el encabezado de la carpeta que agrupa los documentos.
Pasa el cursor sobre el encabezado, o navega hasta él con el teclado.
Pulsa el ícono de lápiz: Cambiar nombre de carpeta.
En el diálogo del mismo nombre, modifica Nombre de carpeta.
Pulsa Guardar.
Cambiar el nombre conserva los documentos, las subcarpetas y los resultados existentes. No necesitas volver a analizar los documentos, no se modifican las columnas ni se cancelan las revisiones en curso. La exportación a Excel refleja el nuevo nombre.
Si ya existe otra carpeta con ese nombre en la misma ubicación, el cambio se rechaza con «Ya existe una carpeta con ese nombre.» El nombre tampoco puede quedar vacío ni contener barras: en ese caso verás «Ingresa un nombre válido sin barras.»
Consultar la tabla con Magnar Sidechat
En la barra superior de la tabla, el botón Hilo con Magnar Sidechat abre Magnar Sidechat como conversación flotante para hacer preguntas adicionales sobre los documentos analizados. En pantallas pequeñas está dentro del menú de acciones.
Cuando desde ahí se crea una conversación nueva, queda vinculada a esa tabla: Sidechat puede consultar los resultados vigentes y leer los documentos originales, y mantiene ese vínculo aunque navegues a otra vista. El vínculo no se puede cambiar después dentro de esa misma conversación.
Las conversaciones que abres para consultar la tabla o para crear columnas con IA quedan vinculadas a esa tabla.
Revisa Qué es Magnar Sidechat y cómo usarlo para conocer el resto de sus opciones.
Exportar los resultados
Haz clic en Exportar para descargar la tabla en formato .xlsx (Excel). Mientras se prepara el archivo, el botón muestra Generando.... El archivo trae los valores almacenados y no el formato que ves en pantalla: las columnas de tipo Sí/No pueden salir como true/false y las fechas pueden aparecer con otra representación.
¿Tienes dudas? Escríbenos por el chat y te ayudamos.